Accessを利用し、データ活用を一段高く

なぜ、Excelだけはだめなのか

 データを活用するのに、Excelだけでは何が不安なのでしょうか。Excelは、計算式を入れていくと、それだけでデータ量が大きくなってしまうのです。その計算式は、一行一行、一セル一セルに計算式が入ってしまっています。これにより、データ量が膨大になってしまうのです。この点は、Excelの弱いところといえます。

Accessって何だろう

 Excelでも実現可能だけれども、Accessで実現することによって良いことが起きます。
 Accessはデータベースソフトなので、「データ」を活用することを前提に設計されています。データを中心にいろいろなことを実践しようとするときにその強みが最も発揮されます。
 そして、「クエリ」機能により、2つの表を合わせて、計算させて、新たな表を作ったりもできます。この時にできた「表」は、データ取り出しの「ルール(テキスト)」だけが保管されてるので、Excelのようにデータが膨大になることはありません。
 そして、加えて、「レポート」機能もあり、紙向けの印刷帳票を出したりするのにも大変有効です。

Accessの最低限の活用をさらに深掘りすると

 Accessは、Excelからテーブルの取り込み(テーブルの作成 → クエリの活用 だけ(以下の【基本動作】の部分だけでもマスターすれば、かなりのことができます。

【「強み」の深掘り】
・データベースとして強固である。
・テーブルはデータの入れ替えができる。
・累積データの活用ができる。
・クエリのデータを使って種々のデータの活用ができる。

【基本動作】
 ① Excelデータを取り込むことで、テーブルを作成する(テーブルデザインで「データ型」を調整)。
 ② 「クエリ作成」で必要となるデータの「形」をつくっていく。
 ③ テーブルはデータの入れ替えをするために使う。
 ④ クエリデータを確認する、Excel等で活用するために使う。

【応用編】
 ① (ほぼ要らないが)SQLを使用することで、少し凝ったデータの取り出しもできる可能性がある。
 ② フォームを使いメニューを作成したり、レポートで帳票を作成したりできる。
 ③ アクションクエリを使い、データ自体を操作(追加、削除)するクエリを使用する。

ExcelとAccessのいいとこどりをしよう

 とはいえ、Excelはやっぱりとっつきやすいですよね。Accessは、慣れていないとなかなかというところもあります。最終的に目指したいのは、普段触る部分はExcelで、データべースやレポート機能はAccessの機能を使おうというものです。ここまでできれば、ちょっとしたデータ関係のシステムは簡単にできてしまいます。